Vilka regler gäller för arkivering?

Nedan sammanfattar vi kortfattat vilka regler som gäller för arkivering.

Du har skyldighet att spara ditt bokföringsmaterial i sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Det är tillåtet att föra över räkenskapsinformation från ett material till ett annat. Vanligen innebär detta att man genom skanning överför den i pappersform mottagna räkenskapsinformationen till elektronisk form. Avsikten är då att spara informationen i elektronisk form.

Den mottagna ursprungshandlingen (pappersdokumentet) måste dock också sparas, i minst tre år. Den får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

En faktura som skrivs ut.

Att en faktura har skapats i datorn, men skrivits ut på papper för att skickas till kunden, påverkar i sig inte vad som ska arkiveras. Kundfakturor ska nämligen, i likhet med all räkenskapsinformation företaget upprättar, bevaras i det skick de fick när de sammanställdes. Räkenskapsinformationen anses sammanställd när den har fått den form i vilken den är avsedd att presenteras i företaget.

Ett företag som både upprättar och presenterar sina kundfakturor elektroniskt ska alltså spara fakturorna i elektronisk form. Om företaget upprättar kundfakturorna elektroniskt, men presenterar dem i pappersform i sin bokföring, ska fakturorna sparas i pappersform.

Det är alltså företagets val av presentationsform i bokföringen som avgör hur fakturan ska sparas, inte i vilken form kunden får den.

Överföring av mottagna elektroniska fakturor

Många företag har fortfarande en pappersbaserad fakturahantering. När ett sådant företag då får en elektronisk faktura brukar denna skrivas ut (överföras) och sparas i pappersform.

Det elektroniska dokumentet måste dock också sparas i minst tre år. Det får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Bokföring och arkivering utomlands?

Både bokföringssystem och räkenskapsinformation i elektronisk form får under vissa förutsättningar förvaras utanför Sveriges gränser.

Kravet för detta är att den bokföringsskyldige meddelar Skatteverket (Finansinspektionen om det rör sig om finansiella företag) var lagringsplatsen finns, att informationen omedelbart kan skrivas ut i Sverige och att Skatteverket eller Tullverket på begäran kan ges omedelbar elektronisk åtkomst till informationen under hela arkiveringstiden.

Om lagringsplatsen finns i ett land utanför EU ställs ytterligare krav.

Verifikationer i pappersform får däremot bara tillfälligt föras ut ur Sverige, till exempel för att bokföras, men måste i så fall återföras till Sverige så snart arbetet med den redovisningsperiod i vilken verifikationerna har bokförts är avslutat.

Om en verifikation behövs för hantering, bearbetning eller bokföring i utlandet får den förvaras utomlands under högst tre månader, om vissa andra krav också är uppfyllda.

För annan räkenskapsinformation i pappersform än verifikationer finns ingen möjlighet till förvaring utomlands.

Har du en faktura i både pappersform och elektronisk form?

Om företaget tar emot en faktura i både pappersform och elektronisk form i nära anslutning till varandra får företaget välja i vilken form den ska sparas. Det innebär att om företaget har valt att presentera och spara sina leverantörsfakturor i elektronisk form, så behöver pappersfakturan inte sparas. På motsvarande sätt behöver inte den elektroniska fakturan sparas om företaget har pappersbaserad fakturahantering.

Om företaget däremot först tar emot en faktura i pappersform och sedan skannar fakturan måste även den ursprungliga pappersfakturan sparas i minst tre år. Den får då förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Företaget tar då inte emot fakturan i olika form utan överför den till annan form.

Kvitto i både pappersform och elektronisk form

Om företaget tar emot ett kvitto i både pappersform och elektronisk form i nära anslutning till varandra, får företaget välja i vilken form det ska sparas. Det innebär att om företaget har valt att presentera och spara kvitton i elektronisk form så behöver inte papperskvittot sparas.

Om företaget, eller en anställd för företagets räkning, däremot först tar emot kvittot i pappersform och sedan fotograferar kvittot, innebär reglerna i bokföringslagen att även det ursprungliga papperskvittot måste sparas i minst tre år. Papperskvittot får då förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Källa Tholin & Larsson

Leave a Reply